會議安排的每一個步驟都非常重要，但是一個會議成功與否最后還是決定于執(zhí)行，務(wù)必讓每一位工作人員都詳細了解他(她)們工作內(nèi)容與責(zé)任。
會議籌辦人是會議的靈魂人物，將工作分層負責(zé)，如果會議籌辦人的指示不夠清楚與完整或交辦太晚都會成為會議安排的夢屬，不管你事前準(zhǔn)備多周全。
一、與場地人員協(xié)調(diào)：你提供的資料一定要完整，并附上最初合約內(nèi)容以及之前彼此協(xié)調(diào)的書信、大會節(jié)目、座位安排等，這些資料必須要在會前協(xié)調(diào)會最少四個星期前寄給場地負責(zé)人員，在這4個星期中與場地負責(zé)人員溝通協(xié)調(diào)，在雙方?jīng)]有問題盾，將資料內(nèi)容重新編寫，再經(jīng)雙方最后確認無誤后，分給場地每位負責(zé)員工，這個內(nèi)容沒有一定的范本，但是一定要內(nèi)容詳細完整。會議籌辦人不能提供太多或太少資料，3個最基本的方法是：
(一) 以簡述方式
(二) 簡述方式有兩部分，第一部分是先列出大致程序，第二部分再詳述大會節(jié)目，每一項的日期、時間、房間、座位安排等，表8-1的樣本是飯店會議及訂房情況。
每項活動都要有簡述表和說明以及拆場，BEo意思為banquet eventder(宴會訂單)，會議籌辦人常用各種不同的術(shù)語和簡寫，這沒有一定標(biāo)準(zhǔn)，使用的術(shù)語一定要對方能了解。給會議中心的簡述表也相同，另外詳細指示保全、燈光、公共區(qū)域清潔、交通接送站牌等。
有些會議籌辦人僅簡單提供每一個房間座位安排，依場地時間先后排列再附上一份整個活動的時間表。
(二)提供設(shè)備／餐飲確認單
利用設(shè)備／餐飲確認單：有些會議籌辦人比較喜歡用設(shè)備／餐飲確認單(表8-2)作為"會議的圣經(jīng)"。格式各有不同，有一種格式是散裝并按照時間說明每項活動或座位安排，這種格式比較受一般人喜歡，因為比較容易增加或減少，事先設(shè)計好表格可減少錯誤和被省略重要部分。
利用會場格式：不論會議籌辦人提供什么形式的資料，會場服務(wù)人員會將這些資料詳細了解后轉(zhuǎn)成他們常用的格式，分送給會場相關(guān)工作人員。有些會議籌辦人就利用會場人員的格式，比較不會出錯。
餐飲：如果采用設(shè)備／餐飲確認單，餐飲訂單也包含在每項活動表格。要按一般性指示一步一步正確地做：
1．先將檔案拿出來整理，對照同意書或合約以及所有往來信件的注意事項。
2．集中節(jié)目資料和大會主席、演講人的需要。
3．提供一般性指示和同意書的摘要。
4．指示要簡單扼要。
5．利用實際場地作為方向指示，講臺及其他設(shè)備應(yīng)放在哪里。
6．以圖為主。
7．附上各種平面圖。
8．要非常詳細。
9．在4個星期前寄給會場負責(zé)人員，雙方確認。
10．要求他們確認后給一份復(fù)印件，再作最后檢查。
11．如果有任何修正或增加要立即以電話告知。
12．在會前要和相關(guān)人員召開一次協(xié)調(diào)會。
13．將現(xiàn)場所有資料留下來供下次會議參考。
在臺灣，國際會議比較集中在臺北市舉辦，因此會議籌辦人通常都是與會場服務(wù)人員面對面直接溝通。
(三)視聽器材租借單：向視聽器材承租商租借時，不要只提供租用項目，最好將會議中有關(guān)設(shè)備資料都提供，以避免問題產(chǎn)生，例如：在租借單子中可能提到幻燈機和銀幕在上午10時會議室A需要，但是實際上是從早上開始可能就被放置在那里，而在整個節(jié)目中又顯示那個房間在上午7：30分起作為早餐之地；幻燈機可能必須在早餐之前放置或者在休息時間安置。
整個會場座位安排、舞臺、講臺、主桌和出人口處所有資料，在設(shè)置舞臺前要先和視聽器材承包商討論，他(她)們會根據(jù)會場提供建議，會場人員也要知道幻燈機和銀幕放置在哪些房間和其位置。
視聽器材有些包括安排在座位中或者分開的，如果要用外面的視聽器材承包商，必須指示非常明確。有些會議籌辦人將演講者需要的設(shè)備表格連同場地說明單和平面圖一并提供給承包商；有些是準(zhǔn)備視聽器材流程表，注明哪個房間、哪一天、什么時候需要設(shè)備，同樣地將視聽器材訂單和大會手冊及一般資料在4個星期前給承包商，如果有為演講者準(zhǔn)備講員準(zhǔn)備室，要了解提供操作人員的費用。
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